PROPOSAL

Susunan Proposal

• Halaman Judul
• Latar Belakang
• Tujuan Kegiatan
• Nama dan Tema Kegiatan
• Bentuk Kegiatan
• Peserta
• Penyelenggara
• Jadwal dan Lokasi Kegiatan
• Susunan Acara
• Susunan Panitia
• Rencana Anggaran
• Penutup
• Penawaran Kerjasama (sponsorship)

Halaman Judul

Berisi nama/judul kegiatan, lokasi dan waktu penyelenggaraan kegiatan, dan penyelenggara yang berinisiatif merencanakan kegiatan

Latar Belakang

• Berisi alasan “mengapa” kegiatan tersebut direncanakan
• Latar belakang biasanya berisi 3 bagian yaitu bagian pendahuluan, bagian isi, dan bagian penutup yang pola kalimatnya dari kalimat/maksud umum ke kalimat/maksud khusus

Tujuan Kegiatan

• Berisi alasan “untuk apa” kegiatan tersebut direncanakan
• Tujuan dapat terdiri dari minimal 1 tujuan atau lebih yang berurutan dari tujuan yang paling penting hingga tujuan yang kurang penting

Nama dan Tema Kegiatan

• Berisi nama/judul kegiatan dan tema yang diangkat dalam kegiatan
• Contoh :

Nama kegiatan : “Lomba Lingkungan Sehat Tingkat Kelurahan Gladak Anyar 2011”

Tema kegiatan : “Lingkungan Bersih, Masyarakat Sehat”
Bentuk Kegiatan

• Berisi tentang format/bentuk sajian kegiatanC
• Contoh : dengan tema “Lingkungan Bersih, Masyarakat Sehat”, bentuk kegiatannya seperti :

Lomba Lingkungan Sehat

Lomba Membuat Taman Toga

Penyuluhan Kesehatan Lingkungan

Penyemprotan Nyamuk Demam Berdarah

Dll

Peserta

• Berisi keterangan tentang “siapa” yang akan ikut dalam kegiatan
• Orang yang menjadi peserta sesuai dengan segmen/jenis kegiatan yang direncanakan

Penyelenggara

• Berisi keterangan siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan.
• Biasanya penyelenggara ini adalah suatu kelompok organisasi atau kumpulan yang hendak melaksanakan kegiatan karena alasan tertentu
• Pada bagian penyelenggara ini perlu pula ditampilkan nama dan nomor kontak atau sekretariat yang dapat dihubungi

Jadwal dan Lokasi Kegiatan

Berisi keterangan “kapan dan dimana” kegiatan akan dilaksanakan

Susunan Acara

• Berisi uraian susunan acara/pelaksanaan kegiatan dari saat mulai sampai selesai.
• Bisa ditampilkan dalam bentuk tabel dengan format kolom tabel sesuai kebutuhan (No, Waktu, Acara, Pelaksana,dll.)
• Pada sebuah kegiatan yang menggunakan pembicara, sebelum penyusunan acara perlu dilakukan konfirmasi untuk menyesuaikan waktu dan durasi tiap sesi pembicaraan

Susunan Panitia

• Berisi susunan kepanitiaan yang telah terbentuk
• Susunan panitia ini ditampilkan agar pihak yang membaca dapat memiliki data yang jelas dengan siapa pihaknya akan bekerjasama.

Rencana Anggaran

• Berisi rincian pemasukan, pengeluaran, dan kebutuhan dana yang masih diperlukan
• Disusun secara sederhana tetapi tetap menggunakan prinsip penyusunan keuangan

Penutup

• Berisi kalimat yang menyatakan harapan agar banyak pihak dapat tertarik untuk mendukung kegiatan.
• Ditandatangani oleh Ketua Pelaksana / Ketua Panitia dan mengetahui Penanggungjawab kegiatan

Penawaran Kerjasama (sponsorship)

• Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor
• Umumnya pihak sponsor tertarik berpartisipasi dalam kegiatan jika :

Kegiatan diikuti / dihadiri oleh banyak orang

Ada kesempatan untuk display /selling product

Kemudahan administrasi dan birokrasi

Kesesuaian “apa yang bisa panitia tawarkan/jual” dengan “apa yang diinginkan pihak sponsor”

• Berisi tentang bentuk-bentuk penawaran kerjasama kepada pihak sponsor
• kepanitiaan membutuhkan dukungan dalam bentuk dana, dan jumlah dana yang dibutuhkan haruslah sepadan dengan “Apa yang bisa ditawarkan / dijual“ panitia kepada pihak sponsor

• Besarnya dana yang diminta disesuaikan dengan kompensasi yang disanggupi oleh panitia
• Diperlukan ketrampilan berbicara yang baik untuk dapat menarik minat sihak sponsor, karena ada kemungkinan bahwa pihak sponsor mengajukan penawaran agar dana yang dikeluarkannya tidak banyak tetapi pihak sponsor mendapatkan banyak keuntungan dari kegiatan
• Jika terjadi demikian, perlu dipikirkan faktor “win-win solution / win-win benefit / win-win cooperation” antara 2 belah pihak