Job Order Cost System

 Job order cost system atau Job Order Costing adalah metode pengumpulan biaya produksi dimana biaya-biaya produksi dikumpulkan per order atau per pesanan barang. Sistem ini digunakan oleh special order type of industry.

Ciri-ciri dari job order cost system adalah sebagai berikut :

1.      Bermacam-macam pekerjaan yang berbeda dapat dikerjakan pada satu periode dimana setiap pekerjaan memiliki permintaan pesanan yang berbeda.

2.      Biaya produksi (cost) diakumulasikan per order/per pesanan.

3.      Kartu harga pokok produksi (job order cost sheet) merupakan dokumen penting untuk mengakumulasikan biaya dimana setiap satu pesanan memerlukan satu JOCS.

4.      Unit cost dihitung per pesanan berdasarkan job order cost sheet. Job order cost sheet ini digunakan oleh perusahaan yang proses produksi satuan dimana produksi yang dihasilkan tergantung pada pesanan atau keinginan pembeli (special type of industry).

Formulir-formulir (aspek organisatoris administratif) yang digunakan dalam job order cost system adalah:

1.      Surat perintah produksi (production order), adalah surat perintah dari pimpinan produksi kepada kepala produksi untuk mengerjakan suatu order tertentu seperti yang tercantum dalam surat perintah produksi.

2.      Bon permintaan bahan (material requisition), adalah surat perintah dari kepala produksi kepada kepala gudang untuk menyerahkan sejumlah barang tertentu, yang akan digunakan untuk pengerjaan order yang tercantum dalam surat perintah produksi. Dari formulir ini dapat diperoleh informasi mengenai jumlah pemakaian bahan baku dalam proses produksi, yang selanjutnya digunakan untuk menghitung besarnya biaya bahan langsung yang dibebankan dalam suatu pesanan (order).

3.      Surat perintah kerja (job time ticket), merupakan formulir tempat dicatatnya kegiatan-kegiatan tenaga kerja (buruh) yang langsung mengerjakan suatu order tertentu. Dari formulir ini dapat diketahui informasi besarnya jam tenaga kerja langsung yang digunakan dan upah langsung yang dibayarkan untuk menyelesaikan order tersebut.

4.      Job order cost sheet merupakan lembaran dengan kolom-kolom khusus dari ketiga unsur biaya produksi yang digunakan untuk mencatat proses pembentukan nilai dari pelaksanaan suatu order tertentu. Jika produksi telah selesai dan JOCS telah dibukukan dengan benar, maka jumlah dari ketiga unsur biaya yang tercatat dalam JOCS tersebut menunjukkan jumlah biaya produsi yang telah dibebankan dalam order tersebut. JOCS merupakan subsidiary ledger daripada control account Work In Process.

Aspek teknis akuntansi dari job order cost system

1.      Bahan (Material)

Meliputi kegiatan pembelian bahan baku dan kegiatan pemakaian bahan dalam proses produksi.

Kegiatan pembelian bahan

Faktur yang diterima dari supplier dibukukan dalam buku pembelian dan kartu persediaan lalu dipindahkan dalam bentuk jurnal pembelian secara perpetual atas dasar harga pokok pembelian netto, yaitu harga beli ditambah semua pengeluaran yang timbul dan ditanggung oleh pihak perusahaan berkaitan dengan pengadaan bahan tersebut setelah dipotong dengan segala bentuk potongan dan pengurangan harga (purchases discounts and allowances).

Jurnal yang dibuat:

      Raw material                           xx

                  Cash/Accounts payable                     xx

Pada saat terjadinya potongan pembelian (discounts) atau retur pembelian (return), jurnal akuntansinya adalah:

      Cash/Accounts payable                       xx

                  Raw material                          xx

Potongan pembelian tersebut akan mengakibatkan perubahan dalam perhitungan harga pokok pembelian. Oleh karena itu, harga pokok pembelian yang baru harus ditetapkan dengan melakukan perubahan pada kartu persediaan.

Kegiatan pemakaian bahan dalam proses produksi

Pemakaian bahan dalam proses produksi dapat dilihat pada formulir material requisition yang dicatat dalam sarana buku pemakaian bahan. Dari buku tersebut dapat diketahui besarnya pemakaian bahan langsung dan bahan tidak langsung selama periode tertentu. Pada akhir periode, dari buku pemakaian bahan dibuat jurnal sebagai berikut:

      WIP                             xxx à untuk pemakaian bahan langsung

      MO                              xxx à untuk pemakaian bahan tidak langsung

                  Raw Material               xxx

Bila ada bahan baku yang telah diterima tetapi tidak dipakai dalam proses produksi, maka akan dikembalikan dengan menggunakan surat laporan pengembalian bahan baku dengan jurnal:

      Raw Material               xx

                  MO                              xx

                  WIP                             xx

2.      Upah (Labor)

Pada perusahaan manufaktur, biaya tenaga kerja dibagi menjadi dua (2):

1)      Tenaga kerja di pabrik yang terlibat dalam proses produksi.

Biaya untuk kelompok ini merupakan salah satu unsur harga pokok produksi (COGM).

a.       Biaya upah langsung (direct labor cost) adalah jumlah upah yang dibayarkan pada buruh yang terlibat langsung dalam kegiatan produksi

b.      Biaya upah tidak langsung (indirect labor cost) adalah jumlah upah yang diberikan pada buruh yang tidak secara langsung terlibat.

c.       Biaya karyawan pabrik adalah jumlah gaji yang diberikan pada karyawan yang tidak secara langsung terlibat dalam kegiatan produksi, seperti gaji kepala dan karyawan bagian QC, bagian gudang, bagian utilitas, dll.

2)      Tenaga kerja yang tidak terlibat dalam proses produksi

Biaya untuk kelompok ini dikategorikan dalam operational expenses, contohnya biaya gaji bagian penjualan dan biaya gaji bagian umum dan administrasi.

Kegiatan pencatatan serta pembayaran upah dan gaji

Daftar gaji dan upah dibuat di bagian akuntansi pada setiap akhir periode berdasarkan daftar kehadiran. Biaya gaji ataupun upah dicatat berdasarkan atas dasar seluruh pengeluaran yang terjadi sebenarnya (historical cost) dimana tidak hanya sebesar gaji atau upah pokoknya saja, melainkan termasuk biaya-biaya lain yang ditanggung pemberi kerja seperti PPh pasal 21, asuransi tenaga kerja maupun tunjangan-tunjangan lainnya.

Jurnal yang dibuat untuk pencatatan upah dan gaji adalah sebagai berikut:

      Biaya gaji                                 xx

      Upah                                        xx

                  Hutang astek                            xx

                  Hutang PPh 21             xx

                  Hutang gaji dan upah               xx

Sedangkan jurnal yang dibuat untuk pembayaran upah dan gaji adalah sebagai berikut:

      Hutang gaji dan upah               xx

                  Kas                                          xx

Kegiatan pembebanan upah dalam proses produksi

Daftar bagian upah berguna untuk mengetahui besarnya upah langsung dan upah tidak langsung yang dibebankan pada suatu order tertentu. Pembebanan ini didasarkan atas formulir job time tickets. Dari daftar bagian upah ini dibuatkan jurnal pembebanan setiap akhir periode sebagai berikut:

      WIP                                         xxxà untuk pencatatan upah langsung

      MO                                          xxx à untuk pencatatan upah tidak langsung

                  Upah                                        xxx

3.      Biaya produksi tidak langsung (BPTL)/Overhead (MO)

Pada perusahaan manufaktur, ada tiga istilah untuk MO, yaitu Actual MO, Budgeted MO dan Applied MO.

Budgeted MO (MO Anggaran)

Dalam penetapan MO sering menimbulkan kesulitan karena sifatnya yang tidak langsung, jenisnya bermacam-macam, perilakunya berbeda-beda, serta waktu terjadinya tidak teratur. MO ini baru dapat diketahui secara tepat setelah seluruh MO yang terjadi dibukukan. Akibatnya, harga pokok baru dapat diketahui pada akhir periode, padahal pimpinan perlu mengetahui besarnya harga pokok dari pesanan-pesanan yang sedang atau telah selesai dikerjakan untuk menetapkan harga jual yang pantas dan kompetitif kepada pemesannya. Oleh karena itu, dalam memperhitungkan MO pada proses produksi digunakan metode Predetermined MO Rate atau tarif MO yang ditetapkan dimuka sebagaimana berlaku dalam normal costing system. Budgeted MO tidak merupakan perkiraan / account.

Penetapan tarif MO dilakukan pada awal periode dan tarif ini ditentukan oleh 2 faktor:

1.      Anggaran MO untuk satu periode tertentu (Budgeted MO)

2.      Anggaran tingkat kegiatan untuk satu periode tertentu (Budgeted level of activity)

   MO Rate = Budgeted MO / Budgeted level of activity

Adapun tingkat kegiatan dapat dinyatakan berupa:

·         Jumlah jam mesin (machine hours), dipakai jika proses produksi lebih dominan menggunakan mesin (capital intensive)

·         Jumlah jam kerja langsung (direct labor hours), dipakai jika proses produksinya lebih dominan menggunakan tenaga kerja (labor intensive)

·         Jumlah upah langsung (direct labor cost), dipakai jika proses produksinya padat karya dan tarif upah yang digunakan relatif sama.

·         Jumlah nilai bahan langsung (direct material cost), dipakai juka order-order yang dikerjakan menggunakan bahan yang nilainya relatif sama.

·         Jumlah prime cost, dipakai jika proses produksinya padat karya dan upah yang dibayar relatif sama serta menggunakan bahan yang nilainya relatif sama.

·         Jumlah unit, dipakai jika proses produksinya adalah homogen.

Urutan tingkat jenis kegiatan di atas adalah berdasar kualitasnya, dalam arti makin ke bawah makin tidak akurat untuk diterapkan dalam pendekatan job order cost system.

Applied MO

Applied MO ini berfungsi untuk menjembatani perbedaan waktu yang diperlukan antara kebutuhan manajemen dan kemampuan cost accountant untuk menyediakan informasi yang tepat waktu. Applied MO adalah biaya MO yang dibebankan dalam proses produksi berdasarkan tarif yang ditetapkan dimuka atas tingkat kegiatan sebenarnya. Applied MO merupakan perkiraan / account dengan saldo normal di sisi kredit.

Applied MO = tarif MO x tingkat kegiatan sebenarnya.

Jurnal akuntansi yang digunakan untuk mencatat penetapan MO dimuka adalah sebagai berikut:

      WIP                                         xx

                  Applied MO                             xx

 

Actual MO (MO Aktual)

Adalah seluruh biaya produksi aktual kecuali prime cost. Semua biaya MO yang terjadi selama periode dibukukan dalam perkiraan “MO” beserta buku-buku besar pembantunya. Antara buku besar MO dan subsidiary ledger memiliki hubungan struktural di mana saldo buku besar MO sama dengan jumlah saldo-saldo subsidiary ledgernya. Actual MO merupakan perkiraan / account dengan saldo normal di sisi debet.

MO ini terdiri dari bermacam-macam biaya produksi tidak langsung antara lain:

1.      Bahan tidak langsung

2.      Upah tidak langsung

3.      Biaya produksi tidak langsung yang terjadi dengan disertai pembayaran tunai (kas/bank)

4.      Kontribusi aktiva tetap dalam proses produksi seperti: mesin, bangunan pabrik yang diperhitungkan sebagai biaya produksi dalam bentuk penyusutan.

5.      Biaya produksi tidak langsung yang sudah merupakan biaya untuk periode yang bersangkutan tapi belum tampak demikian karena belum disertai dengan pembayaran dan atau masa lalu telah dilakukan pengeluaran tapi pada saat pengeluaran dilakukan belum diakui sebagai biaya (pos-pos antisipasi dan transitoris).

Berhubung MO ini beraneka ragam jenisnya, maka dalam buku besar biaya digunakan satu perkiraan yaitu: perkiraan MO, sedangkan perinciannya terdapat dalam subsidiary MO ledger (buku tambahan). Contoh:

1.      Bahan tidak langsung (lihat penjelasan mengenai “kegiatan pemakaian bahan dalam proses produksi” di atas)

2.      Upah tidak langsung (lihat penjelasan mengenai “kegiatan pembebanan upah dalam proses produksi” di atas)

3.      Biaya produksi tidak langsung yang terjadi dengan disertai pembayaran tunai (kas/bank), seperti ongkos reparasi mesin, listrik, air dan sebagainya. Biaya-biaya tersebut akan dibukukan dalam buku kas/bank. Sedangkan secara periodic dari buku kas/bank akan dibuat jurnal:

MO                                                                    xx

            Kas/Bank                                                          xx

4.      Biaya penyusutan. Jasa yang diberikan oleh aktiva tetap seperti mesin, bangunan dan sebagainya untuk keperluan produksi ditetapkan secara periodic. Pembebanan biaya tersebut pada akhir tiap bulan/periode dijurnal:

MO                                                                  xx

            Akumulasi penyusutan - bangunan                  xx

            Akumulasi penyusutan - mesin                                     xx

5.      Pos-pos transitoris dan antisipasi, misalnya: hutang gaji dan biaya reparasi yang belum dibayar. Pos-pos tersebut sudah terjadi (merupakan beban periode berlangsung) tetapi belum dibayar sehingga belum tampak dalam pembukuan. Biaya tersebut dibukukan melalui jurnal memorial:

MO (perkiraan tambahan: reparasi, sewa)        xx

            Pos-pos yang masih harus dibayar (neraca)     xx

Sebaliknya di masa lampau telah terdapat pembayaran seperti premis asuransi untuk 1 tahun. Pada saat pembayaran masih belum merupakan biaya tapi merupakan perkiraan-perkiraan pos-pos dibayar dimuka (sebagai perkiraan aktiva di neraca). Pada akhir bulan, sebagian dari pembayaran tersebut yaitu premi untuk bulan yang bersangkutan sudah merupakan biaya dan oleh karena itu harus dibukukan sebagai biaya dengan jurnal memorial:

MO (biaya asuransi)                                                    xx

            Pos-pos dibayar dimuka (asuransi dibayar dimuka)     xx

Budgeted MO
↑↓	à	Predetermined MO rate	↔	Actual level of activities
Budgeted level of activities			↓
			MO Applied	↔	MO Actual
				↓
				MO Variance
				↓
			Budget variance	↔	Capacity variance

Pencatatan produk selesai

Barang yang selesai selama periode akan dikirim ke gudang barang jadi, sarana pencatatannya adalah buku memorial. Adapun dalam melakukan transfer ke gudang barang jadi tersebut kita melakukan jurnal sebagai berikut:

Finished Goods                        xx

                  WIP                                         xx

Pencatatan penjualan dan harga pokok penjualan

Penjualan yang terjadi dibukukan ke buku penjualan dan pada akhir periode dibuatkan jurnal sebagai berikut:

Cash/Accounts receivable        xx

                  Sales                                        xx

COGS                                      xx

                  Finished goods             xx

Pada akhir periode

Pada akhir periode, setelah semua actual MO dicatat, maka harus dibandingkan antara actual MO dengan applied MO. Perbandingan ini dimaksudkan untuk mengetahui apakah applied MO terlalu besar atau terlalu kecil, atau apakah harga pokok produksi atas order terlalu tinggi atau terlalu rendah.

Variance MO terjadi karena:

1.      Applied MO > Actual MO disebut overapplied MO dan bersifat menguntungkan

2.      Applied MO < Actual MO disebut underapplied MO dan bersifat merugikan

Jurnal akuntansi yang digunakan untuk mengakui besarnya penyimpangan yang terjadi (over/underapplied MO), setelah seluruh buku memorial/buku besar MO yang terjadi sebenarnya ditutup adalah:

Applied MO                             xx

Underapplied MO                    xx

                  MO                                          xx

atau

Applied MO                             xx

Overapplied MO                      xx

                        MO                                          xx

Jika terjadi underapplied MO, maka COGS at normal terlalu rendah (COGS yang menggunakan applied MO disebut COGS at normal) bila dibandingkan dengan COGS at actual (COGS yang sebenarnya dan bukan hasil estimasi). Jika terjadi overapplied MO, maka COGS at normal terlalu tinggi bila dibandingkan dengan COGS at actual-nya.

COGS at normal setelah ditambah/dikurangkan dengan over/underapplied MO akan menjadi COGS at actual.

Jurnal akuntansi yang digunakan untuk membebankan penyimpangan yang terjadi ke dalam harga pokok penjualan (COGS):

COGS                                      xx

                  Underapplied MO                    xx

atau

Overapplied MO                      xx

COGS                                      xx

Over/under applied MO dapat dibukukan ke:

1.      Perkiraan COGS

Untuk membebankan ke perkiraan COGS, maka syarat yang harus dipenuhi ialah apabila terjadinya penyimpangan tersebut diakibatkan oleh inefisiensi dalam proses produksi normal. Inefisiensi tersebut merupakan hasil keterbatasan manusia, seperti misalnya salah memasukkan bahan, salah dalam mengukur, kesalahan dalam proses, dan lain-lain.

2.      Perkiraan WIP, FG dan COGS

Pembebanan ke perkiraan di atas merupakan pembebanan menurut pendekatan teoritis, biasanya dengan pertimbangan bahwa penyimpangan yang terjadi adalah akibat kejadian diluar kemampuan/control manusia (force majeure) seperti terjadi gempa bumi, kebakaran, kerusuhan, hiper inflasi dan lain-lain. Tetapi dengan pertimbangan cost versus benefit, maka seringkali terlalu rumit dan memakan banyak waktu serta biaya untuk melakukan pembebanan ke perkiraan tersebut. Oleh karena itu pemilihan pembebanan ke perkiraan COGS tetap mendapat porsi yang lebih signifikan.

Jadi urutan proses pembentukan nilai dalam job order cost system dapat diikhtisarkan sebagai berikut:

1.      Pembelian bahan yang diperlukan dalam proses produksi

2.      Pemakaian bahan yang digunakan dalam proses produksi

3.      Pencatatan besarnya upah

4.      Pembebanan upah dalam proses produksi

5.      Pembebanan Applied MO selama periode

6.      Pencatatan nilai dari COGM

7.      Pencatatan penjualan dan harga pokok penjualan (COGS)

8.      Pencatatan MO actual

9.      Membandingkan Applied MO dengan Actual MO serta mencatat over/under applied MO

10.  Pembebanan over/under applied MO

Analisa varians dari MO (MO variance analysis)

Untuk menganalisa over/underapplied MO ini dapat dilakukan dengan analisa MO varians (penyimpangan). Penyimpangan tersebut dapat disebabkan oleh 2 faktor, yaitu:

1.      Penyimpangan anggaran MO (Budget variance/Spending variance)

Adalah penyimpangan antara fleksibel budget dari MO yang didasarkan atas tingkat output yang dicapai sebenarnya dengan actual MO. Penyimpangan ini dapat mengandung unsur variable dan unsur fixed.

2.      Penyimpangan anggaran tingkat kegiatan/kapasitas (Volume variance/Capacity variance)

Volume variance terjadi karena tingkat kegiatan yang dianggarkan berbeda dengan tingkat kegiatan sebenarnya. Dengan kata lain, apakah kapasitas yang tersedia telah dimanfaatkan seluruhnya secara efisien atau tidak. Penyimpangan ini hanya mengandung unsur fixed MO saja. Jika tingkat kegiatan yang sebenarnya > tingkat kegiatan yang dianggarkan (pemakaian kapasitas secara efisien) maka terjadi penyimpangan kapasitas yang menguntungkan.

Budget VMO               = tingkat kegiatan aktual x VMO rate                           = xxx

Budget FMO                = tingkat kegiatan anggaran x VMO rate                                  = xxx +

Total anggaran MO atas dasar tingkat kegiatan sebenarnya                                          = xxx

Actual MO                                                                                                       = xxx -

            Budget variance                                                                                              = xxx

Volume variance = (tingkat keg actual – tingkat keg anggaran) x FMO rate                 = xxx -

            Over/underapplied MO                                                                                               = xxx

Spoilage units dan Reworked (defective) units

Spoilage units merupakan barang-barang atau produk jadi yang dalam proses produksinya mengalami ketidaksempurnaan yang sulit untuk diperbaiki secara ekonomis (secara teknis dapat diperbaiki, namun biaya perbaikannya > pendapatannya, sehingga menjadi tidak ekonomis). Reworked units merupakan barang-barang atau produk jadi yang dalam proses produksinya mengalami ketidaksempurnaan namun masih dapat diperbaiki dengan mengeluarkan biaya produksi tambahan.

Spoilage dan reworked units baru dapat diketahui pada akhir masa produksi di bagian pemeriksaan kualitas (quality control).

Ada dua jenis kerusakan:

1.      Kerusakan normal. Kerusakan yang masih dalam batas-batas yang dapat ditolerir. Kerusakan ini menjadi tanggungan unit yang sempurna.

2.      Kerusakan abnormal. Kerusakan yang berada di luar batas-batas yang dapat ditolerir dan langsung dianggap sebagai suatu kerugian bagi perusahaan dan dihitung masuk ke rugi/laba.

Ada 2 metode akuntansi untuk spoilage units :

1.      Kerugian spoilage units dibebankan pada order produksi di mana kerusakan/spoilage units itu terjadi.

2.      Kerugian spoilage units dibebankan pada buku besar actual MO (kerugian dari spoilage units telah diantisipasi dalam penetapan MO rate).

Contoh:

Perusahaan membuat 10.000 unit produk dengan biaya produksi sebagai berikut: bahan Rp 10.000.000,-; upah Rp 20.000.000,- dan MO Rp 30.000.000,-. Berdasarkan hasil penelitian terhadap kualitas diketahui bahwa 1.000 unit merupakan spoilage units dan dijual dengan harga Rp 600,-/unit. Produk sempurna dijual dengan harga 125% dari cost. Pada akhir periode tidak terdapat persediaan barang.

Metode 1			Metode 2
		1. Mencatat biaya produksi
WIP	60,000,000		WIP	60,000,000
Bahan		10,000,000	Bahan		10,000,000
Upah		20,000,000	Upah		20,000,000
Applied MO		30,000,000	Applied MO		30,000,000
2. Mencatat spoilage goods inventory			2. Mencatat spoilage goods inventory dan kerugiannya
SG inventory	600,000	(1.000 x Rp 600)	SG inventory	600,000	(1.000 x Rp 600)
WIP		600,000	MO-kerugian spoilage	5,400,000
			WIP		6,000,000
					(1.000 x Rp 6.000)
	3. Mencatat produk yang sempurna (baik)
FG	59,400,000		FG	54,000,000
WIP		59,400,000	WIP		54,000,000
Harga pokok produk sempurna:			Harga pokok produk sempurna:
Rp 59,400,000	=Rp 6,600/unit		Rp 54,000,000	=Rp 6,000/unit
(10,000unit - 1,000unit)			(10,000unit - 1,000unit)
	4. Mencatat penjualan dan harga pokok produk yang sempurna
Cash	74,250,000		Cash	67,500,000
Sales		74,250,000	Sales		74,250,000
COGS	59,400,000		COGS	54,000,000
FG		59,400,000	FG		54,000,000
	5. Mencatat penjualan dan harga pokok spoilage goods
Cash	600,000		Cash	600,000
Sales		600,000	Sales		600,000
COGS	600,000		COGS	600,000
SG inventory		600,000	SG inventory		600,000

Ada 2 metode akuntansi untuk reworked units :

1.      Biaya perbaikan dibebankan pada order yang bersangkutan.

2.      Biaya perbaikan dibebankan pada buku besar actual MO.

Contoh:

Berdasarkan data diatas, misalkan ada 1.000 unit barang yang tidak sempurna yang dapat diperbaiki kembali dengan memerlukan tambahan biaya sebagai berikut: bahan Rp 750,-/unit; upah Rp 2.000,-/unit dan MO Rp 1.000,-/unit.

Metode 1			Metode 2
		1. Mencatat biaya produksi
WIP	60,000,000		WIP	60,000,000
Bahan		10,000,000	Bahan		10,000,000
Upah		20,000,000	Upah		20,000,000
Applied MO		30,000,000	Applied MO		30,000,000
		2. Mencatat biaya perbaikan
WIP	3,750,000		MO	3,750,000
Bahan		750,000	Bahan		750,000
Upah		2,000,000	Upah		2,000,000
Applied MO		1,000,000	Applied MO		1,000,000
	3. Mencatat produk yang sempurna (baik)
FG	63,750,000		FG	60,000,000
WIP		63,750,000	WIP		60,000,000
Harga pokok produk sempurna:			Harga pokok produk sempurna:
Rp 63,750,000	=Rp 6,375/unit		Rp 60,000,000	=Rp 6,000/unit
10,000unit			10,000unit
	4. Mencatat penjualan dan harga pokok produk yang sempurna
Cash	79,687,500		Cash	75,000,000
Sales		79,687,500	Sales		75,000,000
COGS	63,750,000		COGS	60,000,000
FG		63,750,000	FG		60,000,000